Exchange üzerinde Mesaj Sınıflandırma (Message Classification)

Önemli bilgi içeren dokümanlarımızı sınıflandırırken Gizli, Çok Gizli vs.  bilgileri dokümanların üzerine okunaklı ve göze çarpacak şekilde yazarız. Bu sayede dokümanı sınıflandırır ve kullanım alanını belirtiriz.

Exchange 2007 ile gelen Mesaj sınıflandırma özelliği bize bu uygulamayı sağlayabiliyordu. Exchange 2010 ile yapı devam ediyor. Exchange 2007′den farklı olarak Exchange 2010 ilk kurulduğunda sınıflandırma seçenekleri kullanıcı tarafından görüntülenemiyor.

Exchange 2007

Exchange 2010

Exchange 2010 kullanıcılarının sınıflandırılma yapması için varolan ve kullanıcıya görünmeyen sınıfları görünür yapmanız veya yeni sınıflandırmalar yaratmanız gerekiyor.

Varolan sınıflandırmaları görmek için

Get-MessageClassification

Varolan sınıflandırmaları kullanıcıya görünür yapmak için

Set-MessageClassification “Sınıflandırmanın_adı” -UserDisplayEnabled $True

komutunu kullanabilirsiniz. Exchange 2010 ile varsayılan olarak gelen sınıflandırmalar örnek amaçlıdır.

Ben sadece kısa bir örnek vereceğim. Siz kendi yapınıza göre firmanız tarafından belirlenmiş olan sınıflandırmaları Exchange üzerinde oluşturup kullanıcılarınıza sunabilirsiniz.

Öncelikle yeni bir sınıflandırma seçeneği yaratalım. Komutta belirteceğimiz:
DisplayName: Kuralı seçerken göreceğimiz isim.
SenderDescription: Göndericinin sınıflandırma yaparken göreceği mesaj.
RecipientDescription: Mesajı alan kişi/kişiler tarafından görünecek olan mesaj.

New-MessageClassification -Name MusteriBilgisi -DisplayName “Musteri-Bilgisi-Icerir” -SenderDescription “Musteri Bilgisi iceren Mesajlarda Kullaniniz” -RecipientDescription “Bu Mesaj Musteri Bilgisi icermektedir Lutfen paylasirken dikkatli olun.”

Eğer farklı diller için sınıflandırma oluşturmak istiyorsanız öncelikle yukarıdaki gibi bir varsayılan yaratmanız ve ardından komutun içeriğini uygun dile çevirip sonuna “-Locale tr-TR” (Türkçe için) eklemeniz gerekiyor.

Exchange 2010′da mailbox’ı bulunan kullanıcımız OWA üzerinden yeni mesaj oluştururken artık sınıflandırma yapabilir.

Eklediğimiz sınıflandırmayı seçtiğinizde sınıflandırmanın SenderDescription bilgisi görünecektir.

Mesajı alan kullanıcıda ise RecipientDescription bilgisi çıkacaktır.

Outlook 2007 üzerinde ayarları yapmadan mesaj sınıflandırma özelliği gelmiyor. Outlook 2007 kullanan bilgisayarlarda bu yapıyı ayarlamamız gerekiyor.

Öncelikle Exchange Server, Scripts klasöründen powershell üzerinde aşağıdaki komutu çalıştırarak xml export etmemiz gerekiyor.

./Export-OutlookClassification.ps1 > c:Classifications.xml

Bu XML dosyasını network üzerinde bir paylaşım klasörüne koyabilirsiniz ancak önerilen bir yapı olmayacaktır çünkü network erişimi olmadığı durumlarda sınıflandırma yapılamayacaktır. Daha önceden sınıflandırılmış olarak gelen mesajlarda sorun olmayacaktır ancak erişim olmadan gönderilecek mesajlarda sınıflandırma yapılamayacaktır.

XML dosyamızı yarattık şimdi kullanıcımızda registry değerlerini ayarlamamız gerekiyor.

[HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice12.0CommonPolicy]
“AdminClassificationPath”=”c:\Classifications.xml”
“EnableClassifications”=dword:00000001
“TrustClassifications”=dword:00000001

Bu değerleri ayarladıktan sonra artık Outlook 2007 üzerindede bu sınıflandırmaları görebilirsiniz.

Bunun dışında aşağıdaki gibi bir kuralı Exchange 2010 Hub Transport Rule olarak oluşturabiliriz. Örneğimize uygun olarak “Musteri-Bilgisi-Icerir” olarak sınıflandırılmış mesajımızı organizasyon dışına gönderilmesi durumunda sessizce silinmesini sağlayabiliriz.