Bu yazı 1 yıl 11 ay 27 gün önce eklendi. Bilginin güncelliği konusunda emin olmadan lütfen sisteminizde denemeyeniz.Saklama İlkeleri (Retention Policies): Bu ilkeler sayesinde bir posta kutusunda bulunan belirli nesnelere yönelik saklama ayarları uygulanabilmektedir. Bu ilkeler, Exchange yöneticisi tarafından yapılandırılmakta ve her bir e-posta dahilinde, uygulanan ilke ve silme tarihinin belirtildiği bir başlık ile birlikte görüntülenmektedir. Bu başlıklar sayesinde, bir e-posta iletisine erişim süresinin ne zaman sona ereceğini belirlemek ya da eğer iletinin daha uzun bir süreyle muhafaza edilmesi gerekiyorsa erişim için yeni bir sona erme tarihi uygulamak son kullanıcı için çok daha kolay olacaktır. Yöneticiler ayrıca, iletileri ana posta kutusundan otomatik olarak Arşive taşıyan varsayılan bir ilke düzeni de atayabilirler. Kaynak.
Bir Retention Policy oluşturmak için öncelikle etiket (Tag) yaratmak gerekiyor. Bu tagleri kullanarak Retention Policymizi belirleyeceğiz. Birden fazla Retention Policy yaratabiliriz ancak bir kullanıcıya bu politikalardan sadece birini uygulayabiliriz. Retention Policy içinde kullanacağımız etiketler 3 türdür.
Bir örnek üzerinden Retention Policy ve Tagler nasıl çalışıyor gösterelim.
Örneğimizde VIP kullanıcı olarak belirlediğimiz bir kullanıcımız var. Serkan Varoglu, bu kullanıcımıza şöyle bir Retention Policy uygulamak istiyoruz:
- Mailboxta bulunan etiketlenmemiş bütün öğeler 1 sene içerisinde silinecek.
- Sent Items Klasöründe bulunan bütün öğeler 6 ay tutulduktan sonra silinecek.
- Deleted Items klasörüne düşen öğeler 30 gün tutulduktan sonra tamamen silinecek.
- “Musteri Talepleri” ve “Gelir – Gider Raporları” isminde iki etiket kullanıcı tarafından seçilebilecek. Musteri Talepleri olarak etiketlenen öğeler 3 sene sonunda Arşiv Mailbox’a taşınacak. Gelir – Gider Raporları olarak etiketlenen öğeler5 yıl sonunda Arşiv Mailbox’a taşınacak.
Yukarıda belirttiğimiz politika için öncelikle Etiketleri yaratmamız gerekiyor. Etiketlerin türleri burada çok önemli. Öncelikle DPT (Default Policy Tag) yaratalım. Bu DPT sayesinde Mailboxta bulunan öğeler 1 sene sonunda Deleted Items Klasörüne alınacak. (Eğer başka bir etiket uygulanmadıysa bizim örneğimizde kullanıcı Musteri Talepleri veya Gelir-Gider Raporları olarak etiketleyebiliyor). DPT yaratırken Type olarak “All” ayarlamamız gerekiyor.
DPT’miz yaratıldı şimdi RPT (Retention Policy Tag) leri yaratalım. Deleted Items klasöüründe 30 gün, Sent Items ise 6 ay tutulacak. Bu klasörler için farklı tagler yaratabilirsiniz ancak bir Retention Policy içerisinde bir klasör için sadece bir etiket olabilir. Ayrıca RPT’lerde MoveToArchive aksiyonunu kullanamazsınız. MoveToArchive yanlızca DPT veya Personal Taglerde kullanılabilir.
RPT leri de yarattığımıza göre Personal Tag’lere geçebiliriz. Musteri Talepleri olarak etiketlenen öğeler 3 sene sonunda Arşiv Mailbox’a taşınacak. Gelir – Gider Raporları olarak etiketlenen öğeler5 yıl sonunda Arşiv Mailbox’a taşınacak.
Etiketleri yarattık. Şimdi Retention Policy oluşturabiliriz. Ben bu ilkeye “RP-BT” adını vereceğiz ve yarattığımız etiketleri bu ilkeye ekleyeceğiz. Isimlendirmeleri daha sonradan anlayabileceğiniz şekilde yaparsanız ilke sayısı arttıkça yönetimi daha kolay olacaktır.
Oluşturduğumuz bu politakayı kullanıcıya uygulayalım:
Bu işlemi yapmak istediğinizde sizi Outlook 2007 ve öncesini kullanan kullanıcıların gerekli özelliklere sahip olamayağını söyleyecektir. Bu nedenle kullanıcıların tüm fonksiyonları uygulayabilmesi için Outlook 2010 veya Outlook Web App ile kullanmaları gerekiyor.
Retention Policy’i uyguladığınız zaman hemen aktif olmayacaktır. Managed Folder Assistant default olarak 01:00-04:00 arasında çalışır ve kuralları uygular. Managed Folder Assistant’ı manuel çalıştırıp kuralları hemen uygulamak için
komutunu kullanabilirsiniz.
Outlook 2010 üzerinden uyguladığımız bu politikalara bir göz atalım. Sent Items ve Deleted Items Klasörlerinin özelliklerine baktığımız zaman uyguladığımız RPT’lerin geldiğini görüyoruz.
Inbox klasörüne herhangi bir RPT uygulamadığımız için DPT ile gelen değerleri aldığını görüyoruz.
Herhangi bir öğe üzerinde sağ tuşa bastıktan sonra ayarladığımız Personal Tag lerin Archive Policy altında olduğunu görebiliriz. Herhangi bir Retention Policy belirtmediğimiz için bu kısımda herhangi bir seçenek mevcut değil.
Biz bu policy’i uyguladık güzel ama yeni bir Tag daha eklemek istersek o zaman nasıl yapacağız?
Yeni bir tag yaratalım ve 3 sene sonunda silinmesini sağlayacak bir Retention dönemi belirleyelim.
Şimdi bu Tag’i varolan Retention Policymize ekleyelim
$NewTag = Get-RetentionPolicyTag Tag-Yasal
$TagList += $NewTag
Set-RetentionPolicy RP-BT -RetentionPolicyTagLinks $TagList
Şimdi Kullanıcımıza tekrar baktığımızda Retention Policy’e “Yasal” Etiketinin geldiğini görebiliriz. Bu tag’i kullanarak Retention süresini kullanıcımız 3 Yıl yapabilir.
Saklama İlkeleri (Retention Policy) konusu genel olarak bu şekilde. Legal Hold ve Retention Hold hakkında bilgileri hazırladım yakında onlarda geliyor… 
Exchange 2010 makalelerin çok yararlı, ellerine sağlık.
Teşekkür ederim.
çok sağolun tam aradığım makaleydi elinize emeğinize sağlık.